§ 5 Microsoft Forms
(1) Art und Zweck der Verarbeitung
Bei der Nutzung von Microsoft Forms werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie bei der Teilnahme an einer Abstimmung oder Umfrage in Forms machen, insbesondere dann, wenn Fragestellungen „offen“ formuliert sind.
Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:
- •IP Addresse
- •Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse,
- •Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
- •Bevorzugte Sprache
- •Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
- •Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
- •Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort(en)
- •Umfragespezifische Angaben (Der Umfang dieser Daten hängt von den Fragen und Antworten, etc. ab)
Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine personenbezogenen
Für Umfragen zur Teilnahme an Firmenevents verwenden wir Ihre Daten, um Ihre Anmeldung zu erfassen.
(2) Rechtsgrundlage:
Soweit durch die Teilnahme an einer Umfrage eine Einwilligung erteilt wird, ist die Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf oder die Nichterteilung der Einwilligung entstehen keine Nachteile.
Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitern von Heytex und Mehler Texnologies oder der mit ihr verbundenen Unternehmen verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Sofern im Zusammenhang mit der Nutzung von "Microsoft Forms" personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungs-verhältnisses erforderlich sind, aber dennoch elementarer Bestandteil der Nutzung von "Microsoft Forms" sind, ist Art. 6 (1) f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse liegt in diesen Fällen in der effektiven Sicherstellung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit und der Produktverbesserung.
Sofern Umfrageantworten besondere Kategorien von Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten, z.B. Daten zu Lebensmittelallergien, die zum Zwecke der Veranstaltungsplanung abgefragt werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. a) bzw. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person).
(3) Empfänger:
Empfänger der Daten sind lediglich die jeweilig zuständigen Umfrageersteller, sowie eine begrenzte Anzahl an Mitarbeitern. Weitere Empfänger der Daten sind ggf. technische Dienstleister, die für die Durchführung der Umfragen, Veranstaltungsplanung, Versand von Einladungen oder Bereitstellung der IT-Infrastruktur tätig werden. „Microsoft Forms“ ist ein Service der Microsoft Corporation. Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.
(4) Drittlandstransfer:
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) findet in der Regel nicht statt, da wir Datenspeicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können jedoch wir können jedoch nicht ausschließen, dass Daten über Internet-Server geleitet werden, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann der Fall sein, wenn sich die Nutzer in einem Drittland befinden.
Die Daten werden jedoch während des Transports über das Internet verschlüsselt und so vor dem Zugriff Dritter geschützt. vor dem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt.
Microsoft Corp. hat Ihren Sitz in den USA. Eine Verarbeitung kann somit auch außerhalb der EU, namentlich in den USA stattfinden. Sofern es zu einem Drittlandstransfer kommt, bestehen Garantien in Form von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission
(5) Speicherdauer:
Grundsätzlich löschen wir personenbezogene Daten, wenn keine Notwendigkeit zur weiteren Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch zur Erfüllung vertraglicher Leistungen benötigt werden, um Gewährleistungs- und Garantieansprüche zu prüfen und zu gewähren oder abzuwehren. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Verpflichtung in Betracht. Soweit Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, werden wir Ihre Daten nach Erhalt eines Widerrufs der Einwilligung löschen.
(6) Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich
Ohne die personen-bezogenen Daten sind wir nicht in der Lage, die Abstimmung bzw. die Befragung mit Ihnen durchzuführen.
(7) Widerspruch:
Lesen Sie dazu die Informationen über Ihr Widerspruchsrecht in § 4 dieser Datenschutzerklärung (weiter oben).
